Бумажный вариант документа

Содержание

Сохранять ли бумажный документооборот при наличии электронного?

Бумажный вариант документа

Электронный документооборот (ЭДО) – спасение для бизнеса. Он ускоряет работу, обмен данными с другим подразделениями и контрагентами, контроль за всеми манипуляциями сотрудников.

Но какие правовые нюансы существуют в его взаимосвязи с бумажным документооборотом? Можно ли просто взять и оставить только электронный документооборот?

Что говорит об ЭДО закон?

Закон НЕ обязует соблюдать рекомендации по оформлению документации, прописанные в ГОСТе 7.0.97-2016. Однако иное оформление может спровоцировать множество проблем, особенно в случае участия компании в тендерах и госзакупках, работы с госструктурами.

Федеральные законы не регламентируют в деталях электронный документооборот между госорганами и компаниями, поэтому в судебной практике возникает множество спорных случаев:

  • Есть указание обязательно проставлять отметку об электронной подписи на распечатанном экземпляре электронного документа, но каков статус такого документа, в законе не прописано.
  • Нет указаний и на то, что для подписания таких документов должна быть именно квалифицированная электронно-цифровая подпись, что нужно указывать дату и время подписи
  • Нет сведений о правилах регистрации входящих электронных документов и нет полной ясности с электронным бухучетом.

По сей день госорганами электронные документы воспринимаются в качестве дубликатов бумажной документации. Поэтому остается еще множество документов, которые при переводе в электронный вариант теряют свою юридическую силу.

Как понять, какой документ ЭДО юридически значим?

  • По сей день госорганами электронные документы воспринимаются в качестве дубликатов бумажной документации. Поэтому остается еще множество документов, которые при переводе в электронный вариант теряют свою юридическую силу.

Ее имеют большинство документов с электронной цифровой подписью – как квалифицированной, так и простой либо усиленной, если к ним прилагается дополнительное соглашение.

  • Налоговая служба считает юридически значимыми и принимает документы кадрового учета (форма Т-60 и Т-61, журналы регистраций трудовых договоров, приказы и служебные записки, табели времени) и «первичку» (счета-фактуры, акты выполненных работ и т.п.).
  • Арбитражные суды учитывают данные только тех электронных документов, которые оформлены в строгом соответствии с прописанными стандартами на официальном сайте суда. Обязательное условие – информация о об этих документа присутствует в кодексах Российской Федерации.

Ответы на частые вопросы по ЭДО и бумажному документообороту

1. Как вести документооборот при наличии удаленных сотрудников?

В условиях карантина и пандемии все взаимодействие с сотрудниками и контрагентами ведется с помощью электронных документов чаще всего через программы в облаке. Однако:

  • еще требуется создавать печатный вариант с подписями,
  • предоставлять его почтой по первому требованию,
  • хранить и документы, и программы, диски в течение стандартных сроков – в зависимости от важности от 10 лет до бесконечности (сроки прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ в 1 части ст. 17). Так как многие документа имеют длительный срок хранения, в случае с ЭДО возникают проблемы – технические средства могут устареть, и документ не откроется.

2. Полностью исключить бумажные документы нельзя?

На пути к упрощению документооборота с помощью электронных возможностей россияне вынуждены пользоваться привычной системой работы с бумажными носителями:

  • обычно из-за отсутствия необходимого ПО у всех задействованных в процесс лиц (водители на доставке, работники склада и торгового зала и т. п.),
  • порой – из-за стремления подстраховаться на случай проверок и проблем с техникой и ПО. Здесь важно помнить: бумажный вариант не спасет в налоговой или в суде.

3. При наличии договора с контрагентом о ведении ЭДО можно использовать бумажную «первичку»?

Такое соглашение не является ограничителем в случае необходимости использования бумажного варианта.

4. ФНС может просматривать все электронные документы?

Операторы ЭДО не отправляют информацию в госорганы без решения суда или ордера.

5. Разрешен ли смешанный документооборот – электронный и бумажный?

Фактически, именно такой документооборот сейчас существует во всех компаниях Российской Федерации. При наличии согласия всех сторон сделок этому нет преград.

Еще остались вопросы по ЭДО? Позвоните нам – ответим и поможем решить Вашу конкретную проблему.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/pm52/sohraniat-li-bumajnyi-dokumentooborot-pri-nalichii-elektronnogo-5f043200ad03a52ba7a130dd

Электронный или бумажный документооборот?

Бумажный вариант документа

Хороший руководитель старается расходы сократить. И оптимизация документооборота, а именно переход на электронный документооборот – решение, которое напрашивается само собой. Тем не менее, часто возникают сомнения, не будет ли претензий со стороны налоговых и других органов к электронным документам? Разбираемся в вопросе!

Столы, заваленные толстыми папками с бумагами. Шкафы, заставленные ими же. Пыль, как ни старайся от нее избавиться. Да, так выглядит типичный отдел бухгалтерии,потому что там всегда много документов – любое движение денег, любая операция – должны быть учтены. Закон предписывает записи в бухгалтерском учете делать на основании первичных документов.

Первичный документ  составляется в момент совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) или непосредственно после ее окончания. Он подтверждает совершение операции.

Федеральный закон о бухгалтерском учете требует хранить такие документы не менее 5 лет. Но кроме этого закона есть множество других законов и требований о хранении разных типов документов – закон об архивном законодательстве, требования налогового кодекса и т.д. И, к примеру, документы об учете кадров организация должна хранить не менее 75 лет!

Естественно, что при таких обстоятельствах, даже небольшие компании со временем обрастают внушительными бумажными архивами. Что уж говорить о больших компаниях и производствах – на обработку и содержание документов там затрачиваются значительные ресурсы, как человеческие, так и материальные. А это расходы: на зарплату, на бумагу, канцтовары, аренда дополнительных площадей…

Хороший руководитель старается расходы сократить. И оптимизация документооборота, а именно переход на электронный документооборот – решение, которое напрашивается само собой.

Но часто возникают вопросы: если перейти на цифровой документооборот, то не будут ли при налоговой проверке у них запрашивать оригиналы документов в бумажном виде? И обязательно ли иметь бумажные копии, чтобы предоставлять их по требованию инспекции? Внесем ясность.

Что говорит закон? 

Ни действующим законодательством, ни другими нормативными актами не установлены ограничения на использование электронных первичных учетных документов при осуществлении гражданско-правовых сделок между организациями.

Напротив, пункт 5 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» говорит о том, что законодательством РФ разрешается составлять первичные учётные документы в электронном виде и подписывать их электронной подписью.

А совсем недавно и Минфин рассмотрел вопрос о том, чтобы принимать затраты для исчисления налога на прибыль на основании электронного документа. Расходы относятся к тому же налоговому периоду, в который они возникают, независимо от времени фактической их оплаты.

Никакого особого порядка признания расходов в случае, если первичные документы составлены в электронном виде, нет. Применяется тот же порядок, что и для бумажных документов. И датой признания расходов в целях налогообложения прибыли будет признаваться дата документа, сформированного в подтверждение возникновения соответствующих расходов.

Виды электронного документооборота

Электронный документооборот — это не просто документы в электронном виде. Это совокупность автоматизированных процессов по работе с этими документами.

Перевести на электронный документооборот можно не только финансовый отдел. Точно так же вы можете повысить эффективность в других подразделениях: производственном, управленческом, кадровом, техническом, складском и так далее. 

Естественно, потребуются определенные трудозатраты на то, чтобы внедрить электронный документооборот в вашей организации – это и время на разработку регламента, перевод бумажных документов в электронный вид, создание цифровой подписи, обучение сотрудников. 

Однако плюсов гораздо больше:

  • Все документы будут храниться централизованно, в структурированном виде
  • Сократятся почтовые расходы на пересылку и расходы на печать документов
  • Скорость! Существенно увеличится скорость на передачу информации, регистрацию, согласование и подписание документов
  • Найти нужный документ станет гораздо проще и быстрее

Кстати, мы специализируемся на Бухгалтерских услугах

Подведем итог

Существующая в данный момент законодательная основа дает вам возможность легко взаимодействовать с контролирующими органами независимо от того, в каком виде ведется документооборот в организации — в бумажном или в электронном.  Вы уже сейчас можете использовать электронные документы и экономить таким образом затраты на документооборот с контрагентами. Эффективность бизнеса от этого только растет.

Источник: https://Osnova.capital/blog/elektronnyy-ili-bumazhnyy-dokumentooborot

Эдо vs. бумажная документация – что лучше?

Бумажный вариант документа

Всего пятьдесят лет назад компьютеры представляли из себя громоздкие устройства, для обращения с которыми подчас действительно требовались уникальные навыки и познания в программировании.

И объем их памяти не позволял хранить ничего «лишнего», соответственно, логично, что вся документация велась исключительно на бумаге.

Но стали появляться привычные нам персональные компьютеры с операционной системой, не требующей от пользователя длительного обучения в обращении с ней, специальные программы, хранилища данных, сеть, мобильные устройства… А документация так и осталась бумажной.

Победит ли когда-нибудь электронный документооборот физические архивы? Кому актуально вести учет документации «на бумаге»? Что выбрать современной компании – электронку или папки и подшивки?

Немного терминологии

В статье будут использоваться сокращения, чтобы избежать громоздких речевых оборотов и избыточной канцелярщины:

  • ЭДО – электронный документооборот;
  • СЭД – система электронного документооборота;
  • ЭП – электронная подпись;
  • ЭД – электронный документ;
  • ПО – программное обеспечение.

Время и деньги – достоинства ЭДО

Консалтинговая компания Siemens Business Services заинтересовалась тем, насколько продуктивен бумажный документооборот в сравнении с электронным.

Вот некоторые данные из их отчета:

  • 60% распечатываемых документов оказываются в мусорной корзине к концу рабочего дня;
  • 90% документов большую часть времени находятся «в пути», то есть, в процессе передачи от одного сотрудника другому и из одного отдела в другой. С введением ЭДО процесс «пути» документа – один клик для передачи в общую базу и необходимому коллеге;
  • 20 раз в среднем копируется каждый внутренний документ – доработки, утеря, порча бумаги и еще множество причин, по которым один документ перепечатывают множество раз. Электронные документы позволяют вносить правки и редактировать их, и они не будут утеряны по пути с одного этажа на другой или испорчены случайно поставленной на папку чашкой кофе;
  • 60% распечатываемых копий документов теряют актуальность в течение рабочей недели.

Всего около 6% своей прибыли компании тратят на поддержание бумажного документооборота.

Многие говорят, что оплата установки и настройки СЭД и дальнейшей техподдержки – дело затратное, однако стоит предложить подсчитать расходы на бумагу, картриджи, содержание принтеров, и слова «на бумаге дешевле» становятся очень быстро развеиваемым мифом.

В среднем компания от 50 до 100 сотрудников расходует 20-30 пачек бумаги, и уже даже эта цена эквивалентна или превосходит стоимость обслуживания многих СЭД, а если вспомнить про расходы на картриджи и замену принтеров…

Итого: электронный документооборот экономит время сотрудников, повышает производительность, снижает затраты на канцелярию, а также намного более экологичен, чем бумажный. Так почему же он еще не вытеснил традиционный документооборот или хотя бы не занял более глобальную нишу?

Недостатки ЭДО – кажущаяся простота и недоверие пользователей

Множество сотрудников самых «бумажных» отделов, а также лиц, непосредственно ответственных за закупку ПО и расходы – люди старшего возраста, и речь вовсе не об обучаемости – техподдержка СЭД и грамотные курсы во время внедрения системы эту проблему успешно решают.

Основной преградой становится банальное недоверие, увы, диктуемое опытом.

Первые версии многих известных программ, которые сейчас заметно облегчают расчеты и финансовое планирование на предприятиях, стабильностью похвастаться не могли, и если система «рушилась», то выручали именно старые-добрые бумажные архивы, по которым можно было все восстановить. К тому же, малые предприятия старались экономить и, к примеру, вместо 1С внедряли более дешевые программы, которые помимо означенной проблемы, попросту не отличались удобством и функционалом.

В предложении ввести на предприятии систему электронного документооборота такие сотрудники вычленяют именно негативные стороны, и это тоже часть здравого подхода – сопоставление потенциальной выгоды и рисков. Традиционные претензии к СЭД таковы:

  1. Лишняя дублирующая работа. Да, предприятие введет электронный документооборот, а вот поставщики, заказчики и многие госслужбы – нет. Итого, если в организации нет избыточной внутренней бюрократии, внешние документы все равно придется печатать. Хорошим примером служит работа некоторых налоговых отделений – они требовали отчетность на бумаге и на дискетах, причем во времена, когда формат дискет уже отмирал, и дисководы для них перестали входить в стандартную комплектацию ПК. То есть, служащие опасаются того, что придется вести работу в СЭД, а параллельно – еще и по старинке, и здесь уже ни о какой продуктивности речи не идет. Как ни парадоксально, одним из первых учреждений, настаивающих на введении СЭД и ЭП и активно их продвигающих, стала ФНС.
  2. Обучение и адаптация. Грамотное, централизованное обучение работе с СЭД предлагает практически каждая компания, производящая этот продукт. Однако и здесь есть пространство для скепсиса. К примеру, один из факторов – разный уровень пользователей. Порог обучения у пожилого бухгалтера, который освоил свои профессиональные программы, но может легко спасовать перед обычным веб-поиском, и у сотрудника техотдела, который вырос уже во время высоких технологий и привык к современным интерфейсам, будет разным. И если обучение, предлагаемое поставщиком ЭДО предполагает пару лекций в общей аудитории, то на порах внедрения авралов не избежать.
  3. Безопасность и сохранность данных. С бумажным архивом все просто – положил в сейф, запер на ключ, вот и вся сохранность, а компьютеры с важными данными можно просто не подключать к сети. Виртуальные хранилища, кажущаяся общедоступность документов – все это может вызывать ощущение ненадежности. Однако если о коммерческой тайне пекутся далеко не все, то второй вопрос безопасности данных звучит как: «А что будет, если программа сломается?» А заодно – легко ли ее сломать? Может ли обычный пользователь сделать нечто, что повредит системе? Могут ли удалиться данные во время сбоя? Как адаптирована программа при работе с нестабильной сетью? Как быстро среагирует техподдержка и какие сроки исправления сбоев? Увы, на практике организации-поставщики СЭД зачастую не отвечают на такие вопросы на своих сайтах и в коммерческих предложениях, боясь создать имидж ненадежной компании. По факту, эффект оказывается обратным – мало кто в нашей стране верит рекламе и исключительно хвалебным одам.

Эти опасения находятся «на поверхности», они просты и понятны, однако довольно быстро развеиваются.

Введение СЭД на предприятии не должно быть спонтанным решением – необходимо внимательно изучить программы и обслуживание, которые предлагают поставщики, и лучше всего заранее допустить в инициативную группу, которая будет влиять на выбор, сотрудников ключевых подразделений, которым и предстоит работать с СЭД. Таким образом решится не только оценка системы, но также и понизится стресс от нововведений.

Можно ли обойтись без ЭДО?

В некоторых случаях действительно возможно обойтись без нововведений.

К примеру, для небольшой фирмы, у которой практически отсутствует внутренний документооборот, вполне объяснимо и обосновано нежелание тратиться на введение новой системы.

Однако все больше компаний стремится к избавлению от лишней бумаги, и, возможно, переход на ЭДО и в этом случае окажется всего лишь вопросом времени.

Также бумажный документооборот остается уделом предприятий, связанных с повышенной секретностью – перед целенаправленной хакерской атакой не может устоять даже виртуальная оборона Пентагона, а вот доступ к архивам получить намного сложнее.

Однако СЭД, как и любое технологичное решение в наше время, довольно быстро эволюционируют – на бытовом уровне достаточно оценить развитие сайта Госуслуг за последние годы, который в первое время своей работы «прославился» сбоями и накладками, однако сейчас позволяет свести к минимуму не только бумажную волокиту, но и необходимость стоять в очередях.

Пока в России преобладает смешанный документооборот – многие важные документы предпочитают все же подшивать в архивы, однако средние и крупные компании активно внедряют ЭДО и стремятся пользоваться надежными системами и онлайн-сервисами. Будущее определенно за электронным документооборотом, но к его внедрению требуется комплексный и продуманный подход, а также значительное время на адаптацию.

А вот кому действительно не обойтись без электронной документации и печати – так это активным участникам торгов и госзакупок.  Электронная подпись и документы позволяют крайне эффективно участвовать в тендерах, не говоря уже о том, что только они открывают доступ к электронным торговым площадкам.

ЭП и подготовленные блоки документов позволяют намного быстрее получить доступ к выгодным заказам, а также к банковской гарантии, кредитным продуктам и многим выгодным предложениям от сотрудничающих с ЭТП банков.

К тому же, руководителю для принятия решений касательно торгов нет нужды просиживать в офисе или тратить время на личные походы по инстанциям – ЭДО прекрасно позволяет не упустить выгодное предложение из любой точки мира, где есть мобильный интернет.

Вопрос здоровья

Ну, и о злободневном – на март-апрель 2020 года, когда пандемия COVID-2019 все еще бушует в мире, а в России принимаются строгие превентивные меры, чтобы сохранить количество заболевших на низком уровне, многие компании с поощрения государства переводят сотрудников на удаленную работу. Сколько продлится неблагоприятная для здоровья ситуация в мире – пока неясно, и, согласно некоторым прогнозам эпидемиологов, карантин распространится на всю весну. Организации с налаженным и «обкатанным» ЭДО переводят своих сотрудников на удаленную работу без особенных проблем, позволяя не пользоваться им общественным транспортом и не находиться в людных местах, чтобы не рисковать здоровьем своим и коллег. Организации же с исключительно бумажным оборотом или смешанным со слабо используемым ЭДО сейчас находятся в затруднительном положении.

Можно привести и более тривиальные примеры, которые затрагивают проблемы со здоровьем вне условий повышенной общей опасности – к примеру, сотрудник с переломом ноги не может посещать офис долгое время, но по факту многие рады были бы вернуться к работе раньше снятия гипса и полного восстановления подвижности, и ЭДО может решить эту проблему для многих подразделений персонала. Также сами возможности отлаженного удаленного доступа в целом позволяют более широко подходить к подбору персонала и в потенциале расширят возможности получать достойную работу инвалидам и людям с хроническими заболеваниями, которым непросто ежедневно посещать офис, но компетенция которых не вызывает сомнений.

Развитие технологий всегда движется в сторону доступности, легкого понимания и упрощения – и уже сейчас внедрение ЭДО решает множество проблем и позволяет увеличивать продуктивность работы предприятия. И при активной поддержке государством повсеместное введение электронного документооборота – не вопрос вероятности, но вопрос времени.

ЭТП ГПБ, ЭП, ЭДО, документыДля обсуждения этой статьи и оперативного получения информации по теме закупокприсоединяйтесь к нам в соц. сетях

Источник: https://etpgpb.ru/posts/5179-edo_vs_bumazhnaya_dokumentatsiya_-_chto_luchshe/

Смешанный документооборот в России: особенности текущего момента

Бумажный вариант документа

Если еще десять лет назад нельзя было делать вид, что электронных документов не существует в природе, поскольку на их внедрении тогда уже настаивали как руководство страны, так и законодательство, то к настоящему времени они стали привычным инструментом деловой деятельности и государственного управления. Местами процесс вытеснения традиционных бумажных документов идет такими темпами, что уже их будущее вызывает опасения.

Сегодня мало кого еще нужно убеждать в том, что электронные документы позволяют намного эффективнее вести деловую деятельность: их легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать; легко искать необходимую информацию.

Более того, всего за несколько лет были разрушены казавшиеся труднопреодолимыми правовые препятствия на пути широкомасштабного внедрения информационных технологий. И даже там, где бумажные документы сохранились, их создание и дальнейшее управление сплошь и рядом осуществляются с помощью ИКТ (информационные компьютерные технологии).

Общество сейчас переживает сложный период перехода от одних технологий к другим, который в каждой организации и в каждой отрасли идет по-своему, в результате чего возникает многоукладность в работе с документами и информацией. У нас есть как организации, которые до сих пор в основном используют бумажный документооборот, так и те, у которых бумажных документов почти не осталось.

Эта статья адресована в первую очередь тем, кто пока еще остается на быстро сокращающейся «бумажной территории», но собирается ее покинуть.

И несмотря на все впечатляющие технологические достижения, я по-прежнему придерживаюсь той же точки зрения, что и десять лет назад: от бумаги, как правило, переход идет не на чисто электронный, а на смешанный документооборот, в котором, в идеальном случае, сочетаются достоинства и взаимно компенсируются недостатки технологий двух эпох.

Электронные документы: достоинства и недостатки

Достоинства электронных документов

Электронные документы в деловой деятельности в настоящее время:

• дают возможность вести деловую деятельность в новых областях;

• позволяют использовать новые методы работы;

• повышают скорость и качество принятия управленческих решений;

• позволяют существенно экономить, в первую очередь благодаря многоплановому повторному использованию электронных ресурсов.

Разница между эффективным и неэффективным управлением, доходной и убыточной деловой деятельностью часто зависит от скорости и качества принятия решений. Деловая деятельность организаций уже немыслима без электронной почты, и подавляющее большинство деловых контактов и переписки осуществляется только на ее основе.

Развитие современных технологий идет все дальше и дальше. Вместо создания и пересылки друг другу «бумагоподобных» электронных документов, государственные органы и коммерческие организации переходят сейчас на использование централизованных реестров и на коллективную работу с данными в базах данных и иных информационных системах.

Уже вымерли многие виды справок, которые еще лет 10 назад нужно было получать по любому поводу, – а ведь этот процесс еще только-только начинается.

Недостатки электронных документов

При этом у электронных документов довольно много недостатков, которые при массовом их использовании создают множество проблем.

Прежде всего, это быстрое моральное устаревание самих информационных технологий, которые меняются каждые пять-семь лет, а также не до конца отлаженные правовые механизмы, создающие массу проблем, когда встает вопрос, например, о долговременном хранении электронных документов, подписанных усиленными электронными подписями, причем так, чтобы не пострадала их юридическая значимость и доказательная сила.

Следует отметить, что носители информации, которые используются при работе с электронными документами, имеют короткий срок службы, многообразны, имеют различные технические характеристики и особенности, которые приходится учитывать при организации деловой деятельности.

Наряду с физическими носителями и установленными на собственной площадке системами документооборота организации все шире используют облачные решения, а также другие формы аутсорсинга.

Начиная работать с электронными документами, мы сразу же обнаруживаем и такое их отличие от бумажных, как определенная двоякость их свойств: их достаточно сложно надежно сохранить во времени, но и уничтожить совсем не просто. В какой-то степени ситуацию хорошо отображает фраза «трудно найти, легко потерять и невозможно забыть».

Стоит сказать и о юридических проблемах, причем, сложности возникают как из-за недостатка правового регулирования в одних областях, так и из-за избыточности и разнонаправленности в других.

Приходится учитывать, что у электронных документов достаточно высокая стоимость обслуживания, поскольку при организации работы с ними требуется применение современных технологий, продвинутой вычислительной и оргтехники, а также привлечение высококвалифицированного и высокооплачиваемого персонала.

Использование электронных документов требует серьезного внимания к вопросам обеспечения информационной безопасности.

Впрочем, этот аспект все чаще отходит на второй план, поскольку во все большее число видов деятельности вообще невозможно включиться, если не применять информационные технологии, инвестиции в которые таким образом входят в необходимые расходы на ведение бизнеса.

Почему мы сейчас не можем полностью отказаться от бумаги

Как бы мы сейчас ни хотели полностью отказаться от бумаги, в полной мере пока что это сделать невозможно по ряду причин.

В некоторых случаях создавать документы на бумажных носителях требуется в соответствии с законодательством и нормативно-правовыми актами.

Как правило, речь идет о наиболее значимых и важных для деловой деятельности документах, таких как документы на собственность, уставные документы, документы, удостоверяющие права граждан, а также крупные контракты и т.д. Но даже в этой категории ситуация постоянно меняется и расширяется сфера использования электронных документов.

Согласно закону только запись о государственной регистрации права в ЕГРП является единственным доказательством существования зарегистрированного права. Владелец для подтверждения своего права собственности может получить выписку из ЕГРП, где содержится самая актуальная информация.

Достоинства бумажных документов

Для бумажных документов существуют отлаженные технологии их создания, обработки, долговременного хранения и уничтожения.

Если бумажные документы надолго забыть в сухом и защищенном от грызунов помещении, то, скорее всего, спустя несколько десятилетий, а то и столетий, с ними по-прежнему можно будет работать – в отличие от электронных материалов.

Не случайно в ситуациях, когда требуется особо длительное хранение документов – в течение тысячелетий, как в атомной отрасли – по-прежнему предпочтительным решением остается использование аналоговых носителей информации, как традиционных (бумага, микропленка), так и новых (микрогравировка на металле или на сверхпрочных сапфировых дисках).

Для работы с неэлектронными документами требуется гораздо меньше технических средств, что может быть важно в случае чрезвычайных ситуаций, таких как отключение электричества и Интернета.

С бумажными документами пока что меньше проблем в случае официального взаимодействия с зарубежными партнерами. Существуют годами отработанные технологии и приемы трансграничного взаимодействия, которые обеспечивают обмен юридически значимыми документами.

В случае подписания наиболее важных договоров, в том числе и межгосударственных, стороны, используя соглашения, составленные на бумаге, придерживаются многовековых традиций, носящих в том числе и церемониальных характер. Электронный договор, в отличие от бумажного, сложно выставить в музее…

Соответственно, как государственным органам, так и коммерческим организациям приходится поддерживать бумажный канал взаимодействия с гражданами, несмотря на жгучее желание сэкономить благодаря отказу от него. Наверное, сменится еще два-три поколения, пока общество станет готово к тому, чтобы заставить всех своих членов взаимодействовать исключительно в электронном виде.

Нельзя не упомянуть и то, что в некоторых отраслях накоплены и продолжают активно использоваться колоссальные по объему массивы бумажных документов, и пройдет еще немало времени, пока все они будут оцифрованы. Это в первую очередь медицинская, кадровая и научно-техническая документация.

Важно отметить, что технологии бумажного документооборота не застыли на месте и продолжают развиваться, часто за счет интеграции с рядом информационных технологий (примером могут служить штрихкоды и встраиваемые чипы, а также повсеместный переход на электронный учет бумажных документов). Это способствует выживанию «бумаги» в новых условиях.

Недостатки бумажных документов

Прежде всего, это низкая скорость их создания, обработки и передачи. Для их хранения необходимы значительные площади, а поиск информации в них идет сложно и медленно. Управление документами обычно идет на уровне дел.

Также стоит отметить, что в случае чрезвычайных ситуаций, таких как наводнение или пожар, вероятность утраты большого объема бумажных документов очень велика.

Для повышения эффективности работы с бумажными документами приходится создавать научно-справочный аппарат (НПА), различного рода каталоги, картотеки и т.п. Несмотря на то, что в настоящее время НПА, как правило, существует в электронном виде, трудозатраты на его создание часто превышают экономическую отдачу от таких вспомогательных инструментов.

Комплексы документов и их особенности

В настоящее время в любой организации можно выделить ряд комплексов документов (систем документации), которые связаны с отдельными направлениями деятельности и исполнением законодательно-нормативных требований.

Работа с документами каждого из этих комплексов, как правило, регламентируется отдельными законами и подзаконными нормативно-правовыми актами, причем нормы и требования в отношении каждой группы устанавливаются свои, порой без учета уже существующих в других ветвях законодательства норм.

Корпоративная документация создается, как правило, в соответствии с требованиями законодательства. Она определяет систему управления, структуру и порядок работы органов управления организации, фиксирует факт принятия тех или иных управленческих решений, устанавливает правила взаимодействия всех участников корпоративных отношений.

Организационно-распорядительная документация чаще всего создается исполнительными органами организации и регламентирует его деятельность, работу подразделений и сотрудников.

Отчетность (корпоративная, налоговая и др.) создается и представляется в контролирующие органы по правилам, установленным регуляторами. Эти нормы постоянно развиваются и совершенствуются. Именно в этом комплексе документов в нашей стране наблюдаются наибольшие успехи в расширении сферы применения электронных документов.

Первичные документы бухгалтерского учета

Источник: https://www.profiz.ru/sr/10_2016/smech_dokumentooborot/

Нужно ли делать бумажные копии электронных документов

Бумажный вариант документа

Нужно ли предпринимателям создавать для электронных документов бумажные копии? Этот вопрос может показаться абсурдным, ведь сам смысл цифровизации предполагает упрощение документооборота, а не его умножение. Однако в российской реальности не всё так однозначно. 

Некоторые компании прибегают к хранению бумажных копий в надежде, что это защитит их от рисков, другие считают, что старый формат удобнее в работе.

Почему многие надеются на бумажные копии

Происходящее можно попробовать объяснить через два ключевых момента.

Во-первых, в стране ещё не случилась полная и бесповоротная миграция от бумажных документов к электронным аналогам.

Распространены ситуации, когда, например, бумажная копия электронной накладной нужна водителю или работнику склада, а бумажная копия договора, подписанного электронной подписью, — менеджеру, юристу или бухгалтеру.

Чаще всего это делается по привычке или из-за низкой цифровизации внутренних процессов. Складские работники или водители могут не использовать специальное ПО для логистики, а офис не работать в CRM-системе.

Во-вторых, у некоторых предпринимателей доверие к бумаге больше, чем к технологиям. Зачастую это связано с двойственной и осторожной позицией государства.

Если отчётность компания уже сдаёт в электронном виде, то, например, универсальные передаточные документы она ещё может использовать в бумажном.

Бизнес, опасающийся налоговых проверок или судебных тяжб с контрагентами, считает, что спасётся от рисков, создавая бумажные копии на всякий случай.

Возникают ситуации, когда компания уже обменивается электронными документами с партнёрами, но «для подстраховки» или «по старинке» продолжает использовать бумажные копии.

Во многих случаях присутствует элемент заблуждения. Бумага сама по себе не поможет ни в суде, ни при общении с инспектором ФНС, ни при отгрузке или разгрузке товара. Электронные документы всегда точнее бумажных, поскольку в них минимизированы возможные искажения данных.

Судебная практика давно и обширно наполнена примерами принятия электронных документов в качестве достаточных доказательств. Электронные архивы удобнее бумажных, поскольку позволяют искать нужные документы за считанные минуты, а доступ к ним защищён надёжнее, чем сейфы в банках.

Тезис об удобстве применения в работе бумаги постепенно становится маргинальным.

Крупный и средний бизнес уходит от этой практики, оснащая водителей, склады, менеджеров, торговых представителей, мерчандайзеров и других работников необходимым софтом, включая специальные мобильные решения, избавляющие от необходимости возить с собой документы. Вопрос максимального отказа от бумаги для значительной части бизнеса будет закрыт в ближайшие годы. 

Где хранить

Самая острая проблема при создании бумажных копий – необходимость физического хранения дополнительных носителей информации.

Для крупных дистрибьюторов, производителей и торговых сетей, где объём внешнего документооборота может исчисляться десятками и сотнями тысяч бумаг в месяц, это вопрос решается достаточно однозначно — хранить в электронном виде в облачных архивах, дата-центрах или собственных серверах.

 Создавать при этом параллельный бумажный архив копий — задача бессмысленная. Для такого количества бумаги, которую нужно беречь в течение 5 лет по требованиям закона, требуются колоссальные по размерам складские помещения.

От внимания налоговой инспекции бумажные копии не спасут. Если ФНС не найдёт оригиналов документов у одной стороны сделок, она начнёт кросс-проверку и пришлёт инспекторов к другой стороне. Там налоговая потребует предоставить документы. И даже если в компании ведётся идеальный учёт и создаются копии, бухгалтерия столкнётся с проблемой: нужно быстро найти данные, не нарушив сроков.

ФНС может запросить информацию не по конкретному поставщику или определённой дате, а по большому списку номеров, не связанных друг с другом. Бухгалтерия потратит много времени и усилий, чтобы найти каждый бумажный документ. Единственный путь — не умножать бумажные копии, а внедрить хороший электронный архив.

Что относить в суд

Рассмотри ещё одну распространённую ситуацию. Одна сторона поставила товар, а другая отказалась платить, ссылаясь на отсутствие бумажных оригиналов сопроводительных документов. Поставщик подал иск в суд. Заканчиваются такие споры одинаково.

Если между компаниями заключён договор, в котором электронный документооборот упомянут как формат взаимодействия, а «пострадавшая» сторона имеет на руках все подтверждающие документы, подписанные электронной подписью, то суд безусловно встанет на её сторону.

Доводы о необходимости «предъявить бумаги» уже не работают.

Наоборот, риск того, что бумажный вариант признают недействительным, поддельным, ошибочным, более вероятен, чем это было бы с электронным оригиналом.

Согласно п. 5 ст. 9 федерального закона от 6 ноября 2011 года №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» первичный учётный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Подлинником документа является первый или единичный его экземпляр, согласно п. 3.1 Национального стандарта РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 года №1185-ст).

— Из приведённых нормативно-правовых актов следует, что при осуществлении электронного документооборота подлинником является именно документ в электронном виде, подписанный электронной подписью.

Замена или дублирование подлинника документа его электронным скан-образом действующим законодательством не предусмотрена, — объясняет глава юридического отдела Edisoft Артём Манушкин.

— Таким образом, даже если электронный документ перевести в бумажный формат, такой документ не будет рассматриваться в качестве подлинника, первого единичного экземпляра. Указанная правовая позиция подтверждается, в том числе письмом ФНС России от 6 февраля 2014 года №ГД-4-3/1984@.

Истории о том, что суды не принимают в качестве доказательств электронные документы и требуется обязательно нести только распечатанные копии, давно потеряли актуальность. Хотя возможность предоставить бумаги ещё остаётся опциональной. 

В соответствии со ст.

41 Арбитражного процессуального кодекса РФ лица, участвующие в деле, вправе представлять в арбитражный суд документы в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, подписанного электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Приказом Судебного департамента при ВС РФ от 28 декабря 2016 года №252 утверждён порядок подачи в арбитражные суды Российской Федерации документов в электронной форме, в том числе в форме электронного документа.

«На сегодняшний момент существует возможность предоставления в суд доказательств в форме электронного документа. В случае необходимости стороны могут предоставить электронный документ в суд на бумажном носителе в качестве заверенной копии оригинала», — подытоживают юристы Edisoft.

Эти ситуации единичны, поэтому у бизнеса нет необходимости создавать бумажные копии заранее по каждой сделке. Надо довериться технологиям.

В качестве заглавной иллюстрации к материалу использован фрагмент репродукции неизвестного миниатюриста «Жан Миело за своим столом».

Источник: https://ediweb.com/ru-ru/company/blog/nuzhno-li-delat-bumazhnye-kopii-elektronnym-dokumentam

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

    ×
    Рекомендуем посмотреть