Могут ли кадры заверить диплом

Нотариальное заверение диплома

Могут ли кадры заверить диплом

Для подготовки комплекта документов в заграничный вуз часто требуется нотариально заверенный перевод диплома с приложениями. Представляем пошаговую инструкцию по его подготовке и оформлению.Нотариальный перевод диплома сделать несложно. Для этого необходимо:

1. Сделать фотокопию диплома и заверить ее в канцелярии вуза (поставить печать канцелярии и подпись уполномоченного лица на каждой странице).

2. Перевести диплом на иностранный язык.

Перевод можно сделать в агентстве переводов или на кафедре иностранных языков вашего вуза. Можно также попросить перевести диплом знакомого, у которого имеется квалификация переводчика.

Если перевод делается на кафедре, подпись переводившего лица нужно заверить в канцелярии вуза (печать и подпись на каждой странице). Переводится все «от корки до корки», включая печати.

3. Заверить перевод диплома у нотариуса. Если перевод диплома о высшем образовании делает агентство переводов, можно сразу заказать нотариальное заверение перевода.

Во всех остальных случаях следует пойти к нотариусу с оригиналом и фотокопией диплома, а также его переводом.

Необходимо присутствие переводчика, чтобы нотариус мог заверить соответствия его подписи на переведенных документах (если подпись переводчка заверена канцелярией вуза, то присутствие переводчика не потребуется).

Комплект документов для подачи в иностранный вуз или на участие в грантовом конкурсе обязательно включает в себя транскрипт. Представляем пошаговую инструкцию по самостоятельному созданию транскрипта на английском языке.

Что такое “транскрипт”?

Транскрипт – это документ с названием пройденных курсов, количеством прослушанных часов и полученными оценками. В США данный документ может называться Сumulative Record File (CRF), Permanent Record, College Transcript, Academic Transcript, в Европе — Transcript of Records (ToR).

Поскольку казахстанские и российские вузы транскрипты не выдают, нужно создать его самостоятельно на основе приложения к диплому с оценками или зачетно-экзаменационной ведомости.

Как самостоятельно создать транскрипт?Создать транскрипт несложно. Во многом вся процедура аналогична нотариальному заверению перевода диплома. Для этого необходимо выполнить следующее:1.

Создать документ на русском языке, в который перепечатать всю информацию из приложения к диплому или зачетно-экзаменационной ведомости, а затем заверить его в канцелярии вуза, т.е. должна стоять печать канцелярии и подпись уполномоченного лица.

Если документ состоит из нескольких страниц, то аналогичным образом заверяется каждая страница.

2. Перевести документ на иностранный язык. Перевод делается на кафедре иностранного языка вашего вуза, либо в агентстве переводов.

Перевод также может сделать ваш знакомый с соответствующей квалификацией и дипломом переводчика. Если перевод делается на кафедре, подпись переводчика заверяется в канцелярии вуза как указано в 1-м пункте. Переводится все, включая печати.

3. Заверить перевод документа у нотариуса. К нотариусу необходимо прийти с оригиналом и фотокопией приложения к диплому или зачетно-экзаменационной ведомости, а также переводом.

Если перевод сделан в агентстве, можно дополнительно заказать нотариальное заверение. Если перевод сделан на кафедре иностранного языка и подпись переводчика заверена канцелярией вуза, то присутствие переводчика не требуется.

Если перевод произведен вашим знакомым переводчиком, требуется его присутствие, чтобы нотариус смог заверить его подпись.

4. Сделать к документу пояснительную записку.

Если в стране, в которой планируется обучение, иная шкала оценки знаний, рекомендуется к транскрипту приложить пояснительную записку о том, что знания оценивались по 5-ти бальной шкале, Можно указать свой средний академический балл (GPA — Grade Point Average). Для расчета GPA можно воспользоваться специальным онлайн-калькулятором.

5. Запечатать транскрипт в конверт. Транскрипт будет считаться «официальным» только если он запечатан в конверт, поперек линии склейки конверта поставлена печать канцелярии вашего вуза и подпись уполномоченного лица, а на конверте указан обратный адрес вашего вуза.

Желательно, чтобы на конверте стояла специальная печать вуза с его адресом. Продублируйте адрес вуза на иностранном языке под этой печатью. После этого транскрипт готов. В большинстве случаев, апостиль ставить не нужно.

Также нет необходимости эвалюировать транскрипт, если только этого не требует выбранный вуз. 

Внимание! Если вы не уверены в том, что справитесь самостоятельно, обратитесь в нашу компанию и мы поможем вам с переводом необходимых документов. Стоимость переводов – 2,500 тенге за 1 страницу. Стоимость нотариального заверения оплачивается отдельно в нотариальной конторе.

Источник: http://study-l.kz/higher-education/training/articles/diploma.html

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Могут ли кадры заверить диплом

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Онлайн-обучение в Контур.Школе

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Посмотреть программу

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  • Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  • Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Источник: https://School.Kontur.ru/publications/1669

Роструд объяснил, можно ли хранить копии документов в личных делах

Могут ли кадры заверить диплом

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Давайте узнаем из официального источника – Роструд.

В связи с ужесточением законодательства о персональных данных многих кадровых специалистов, в том числе и меня, интересует вопрос, можно ли хранить копии документов в личном деле работника. Ответ на этот вопрос дал Роструд, разбирая обращения граждан и организаций.

Я кстати уже проходила такую прокурорскую проверку по работе с персональными данными. Ниже расскажу вам о результатах проверки.

Условие, при котором хранить копии документов безопасно

Специалисты Федеральной службы по труду и занятости обращают внимание, что порядок ведения личного дела на законодательном уровне не установлен. В связи с этим чиновники предлагают ориентироваться на нормативные акты, регламентирующие отношения в сфере неприкосновенности частной жизни, а также сбора и хранения персональной информации.

В Роструде подчеркивают, что по Конституции запрещено собирать, хранить, использовать и распространять личные данные гражданина, только если он сам не дал согласие на обработку его личной информации.

Аналогичные нормы содержатся и в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».

С учетом этого, если сотрудник дал согласие на хранение и обработку информации о себе, работодатель вправе хранить копии документов в деле работника, в частности, паспорта, СНИЛС, ИНН.

В то же время чиновники уточняют, что в ст. 86 ТК РФ обозначены цели, для которых работодателям разрешено использовать персональные данные сотрудников.

Ими пользуются для:

  • обеспечения соблюдения законов и иных нормативных актов;
  • содействия в трудоустройстве;
  • предоставления образования и продвижения по службе;
  • обеспечения личной безопасности работников;
  • контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

Список целей, для которых работодатели могут использовать персональные данные сотрудников, закрытый, и никак иначе пользоваться копиями нельзя.

Например, ксерокс паспорта поможет заполнить личную карточку работника, может, еще пару документов, но потом он больше не нужен. Но во многих организациях хранят копии паспортов и иных документов по традиции, не представляя до конца, зачем они нужны. И даже после увольнения.

Изображение с сайта: kumertau-archive.ru

Теперь за хранение персональных данных сотрудника «просто так» штрафуют, и работодатели начали волноваться: что делать?

Если в организации такие документы действительно нужны, оговорите это в ЛНА, получите согласие на хранение, а затем будьте готовы объяснить проверяющим, для чего они используются.

Штрафы за несоблюдение закона

Можно ли хранить копии документов в личных делах подчиненных, вроде, чиновники ответили. Тем не менее, в судебной практике уже имеются случаи, когда наличие копий у работодателя судьи посчитали ненужным.

В частности, в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 по делу № А53-10287/2013 заявлено, что для обработки персональных данных работников, принимаемых на работу, достаточно сверить сведения с оригиналами, и хранить копии паспортов не нужно. Стоит вкладывать в дела работников копии их персональных документов или нет, решать вам.

Напомним только, что за нарушение норм в области личных данных предусмотрено наказание по ст. 13.11 КоАП РФ. Так, за обработку личной информации в случаях, не прописанных законодательством, равно как и за обработку, несовместимую с установленными целями, должностных лиц могут оштрафовать на 5000-10 000 рублей, а организацию — на 30 000-50 000 рублей.

В свете разъяснений Роструда работодателей, возможно, смогут штрафовать согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. По ней, за обработку информации без письменного согласия субъекта персональных данных штраф для должностных лиц повышается до 10 000-20 000 рублей, а для компаний — до 15 000-75 000 рублей.

Про проверку прокуратурой

Так вот, у нас в городе сразу после ужесточения законодательства о персональных данных прокуратура планомерно стала проверять одну организацию за другой.

И до нас тоже дошла очередь. Проверка была документарной и нас попросили предоставить личные дела работников. Было время подготовиться, поэтому мы убрали из личных дел все лишнее.

Копии документов работников (паспорта, ИНН, СНИЛС и т.п.) у нас хранятся, т.к., во-первых, мы так привыкли, а во вторых иногда какой-то документ нам нужен очень срочно и не совсем удобно просить работника заново принести оригинал. Обычно работники в таких случаях говорят, что они уже приносили нам эти документы, зачем мы опять их просим.

Убирайте все копии документов работников.

В соответствии с законом о персональных данных мы имеем право работать с копиями документов только, если нам нужны какие-либо данные из этих документов для работы (например, для оформления трудового договора или личной карточки работника). Данные взяли – документ отдали. Хранить у работодателя копии любых документов работника считается противозаконным.

Так что мы проверку прошли хорошо. Нарушений не выявлено.

Подписывайтесь на наш канал и ставьте ЛАЙК, чтобы не пропустить следующие разборы популярных вопросов охраны труда и трудового законодательства.

Источник: https://zen.yandex.ru/media/speclook/rostrud-obiasnil-mojno-li-hranit-kopii-dokumentov-v-lichnyh-delah-5fd64a2933ed420c3f9df47c

Какие копии документов при приеме на работу должны заверяться печатью

Могут ли кадры заверить диплом

Прямая обязанность кадровой службы заниматься ведением документации, связанной с учетом и движением персонала на предприятии. Оформлять документацию и при необходимости делать с них копии и должным образом заверять.  Но далеко не все копии делает отдел кадров. Давайте разберемся, какие копии документов заверяют печатью при приеме на работу.

Трудовой кодекс о копировании документов

Копия документа – это также документ, который воспроизводит информацию, занесенную в подлинник в полном объеме или частично.

Статья 62 Трудового кодекса Российской Федерации говорит, что работодатель в лице кадровой службы обязан выдать сотруднику копии тех документов, которые он запросит в письменной форме, и которые будут соответствовать перечню, установленному законодательно. Выдача копий происходит не позднее трех дней с момента подачи данного заявления работником. На каких документах в соответствии с нормативными актами ставится подпись «копия верна» при приеме на работу отражено в следующем перечне:

  1. приказ о приеме на работу}
  2. приказ о переводе на другую должность или работу}
  3. приказ об аннулировании трудового договора}
  4. выписки из трудовых книжек}
  5. справка о заработной плате}
  6. справка о начисленных и уплаченных взносах на обязательное пенсионное страхование и социальное страхование}
  7. справка о времени работы у конкретного работодателя.

С современным техническим оснащением процесса работы не составит труда воспроизвести необходимый документ в нужном количестве экземпляров. Однако, разные ситуации требуют различного оформления копий для сохранения их юридической силы. Поэтому вопросу правильности копирования отводится немаловажная часть делопроизводства.

Как правильно снять копию

Копия должна содержать в точности ту информацию, которая имеется на подлиннике, исключая росписи должностных лиц. Ее оформляют на стандартном листе, переписывая или перепечатывая содержание, включая дату, индекс при регистрации, место издания подлинника.

Эти данные должны соответствовать оригиналу не смотря на то, что копии могут быть сняты гораздо позже. Как было сказано, подписи не воспроизводятся, а лишь расшифровываются в подробностях, с указанием должности и фамилии с инициалами. В связи с этим снятую копию необходимо заверить. Отметку о заверении скопированного документа ставят ниже фактической подписи.

Записывают словами «верно» и указывается лицо, заверившее второй экземпляр (должность, ФИО, дата).

Печать предприятия или организации ставится на копии в том случае,  если ее надлежит выдать на руки или переслать в другую организацию или третьим лицам.

Предприятие или организация могут заверять только те документы, которые изданы внутри этого предприятия. Снимать копии с документации других организаций можно только после предварительного получения их разрешения.

Исключением могут стать выписки из документов, изданных сторонними организациями при приеме на работу:

  • диплом об образовании}
  • свидетельства об окончании учебного заведения или курсов повышения квалификации}
  • трудовая книжка, с которой обычно снимают выписки или дубликаты.

Существует разделение понятия «копия» на отпуски и выписки. Выписка – это скопированная часть документа. Часто готовят выписки из приказов при приеме на работу для внесения их в личные дела. Оформляются они на бланке предприятия, и воспроизводят чаще всего следующие документы:

  • протоколы различных событий, заседаний, мероприятий, прочего}
  • приказы о приеме на работу или увольнении с работы}
  • приказы о переводе с одной должности на другую}
  • распоряжения внутри предприятия}
  • другие локальные документы.

Ставиться ли печать на выписках? Заверение происходит согласно установленным нормативам по общим правилам, т.е. пишется «верно», указываются реквизиты заверившего лица, и ставится печать поверх подписи. Отпуски – это копии оригинальных документов, остающихся на предприятии. Если текст документа написан на бланке, то текст и форма бланка не воспроизводится, а в остальном заверение такое же.

С развитием компьютерной  и оргтехники снять копию можно соблюдая абсолютную идентичность. Такие автоматические копии называются факсимильными и особого заверения не требуют. Однако, в ряде случаев, а именно при приеме на работу требуется заверить подлинность документов – дипломов, свидетельств. При тиражировании документов на гербовых бланках, каждый экземпляр заверяется печатью.

  • Подбор и отбор, Рынок труда

Оцените публикацию

Источник: https://hr-portal.ru/article/kakie-kopii-dokumentov-pri-prieme-na-rabotu-dolzhny-zaveryatsya-pechatyu

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.